ワークフローシステム導入で働き方改革を実現!!

社内で承認を取ったり、申請を出したりする作業には意外と時間をとられてしまうもの。働き方改革が叫ばれている現代において、なるべく効率よく仕事を進めたいのに、煩雑な申請作業に時間を割いているのはもったいないことです。

このような業務にかかる時間を少しでも減らすための方法として、「ワークフローシステム」の導入が考えられます。ワークフローとはそもそも何か、そしてワークフローシステムを導入することで仕事がどう変わるのかをご紹介します。

ワークフローを整備することのメリット

職場にはさまざまな業務があり、ものによってやり方も順序も異なるのが一般的です。過去に担当した人がすでに現場にいなかったり、新しい連携が増えたりすると、業務の中身がいっそう複雑になり進め方を迷ってしまうこともあるのではないでしょうか。ワークフローシステムの前に、まずはワークフロー自体について確認していきましょう。

ワークフローとは業務の一連の流れである

ワークフローとは、業務の一連の流れを指します。例えばコピー用紙がなくなってしまいそうなとき、申請者が購買申請を上げ、課長や部長など各管理職の承認を得たうえで、実際に総務担当が発注作業を行う、といった定型の流れがあるのではないでしょうか。ほかにも決裁の際、数十万円なら部長層、数百万円なら事業部長、それより大きくなると社長の決裁、などといったルールで動いている企業もあります。このようにルールが決まっており、複数の人が関わって業務を処理すること及びその流れ、またそれらを図式化したものがワークフローです。

導入により作業の効率化を図ることができる

ワークフローを導入することで、どのような効果があるのでしょうか。具体的には、以下のようなメリットがあるといわれます。

  • 作業の抜け漏れ防止

どのタイミングで、誰がどんな作業をしなくてはならないかが明示されるため、人と人の間で作業が抜け落ちてしまったり、いつのまにか処理が止まってしまったりといった抜け漏れが防止できます。

  • 回覧ルートを把握できる

条件によって異なるルールを完璧に把握するのは難しいもの。ワークフローに則ることで確実に、必要な回覧ルートを把握できるようになります。なかなか申請が進まない場合はワークフローを確認することで、どの上長に処理を依頼すればよいか分かります。

  • 必要文書がひと目で分かる

作業手順が明示的になっているため、用意しなくてはならない文書が誰でもひと目で分かります。処理が進んでから必要文書の抜け漏れに気がつき手戻りになる、といった事象を防ぐことができます。

このように、見えにくくなっている業務が可視化されることで、業務を効率化できるのがワークフロー導入のメリットと言えます。

紙で運用するワークフローの限界

業務効率化にひと役買うワークフローですが、その実現方法は複数あります。昔から使われてきた紙での運用もありますが、そこには弱みがあることも事実です。では、どのような点にデメリットがあるのでしょうか。

承認に時間がかかる

紙媒体を物理的に受け渡しする必要があるので、受け渡し元・受け渡し先の双方が職場にいられるタイミングでないと申請・承認ができません。机上に提出することもできますが、やはり相手が提出に気づくのは職場にいるタイミングになってしまうでしょう。上長が出張中だったり、日中は外回りで外出していることが多かったりする場合には、承認を受けるまでの時間がボトルネックになります。

また紙の場合は基本的にコピー&ペーストなどができないため、すでにある文書を流用できず、ゼロから記入しなくてはならないという課題もあります。

紙自体のコストがかかるうえに、紛失の恐れもある

紙は消耗品であり、印刷に必要なインクも消耗品かつ意外と高価なものです。回覧ルートにのせて複数人が書類を確認するなかで、その消耗品に対して多くの時間的なコストが使われてしまっていることも見逃せないポイントです。

また上長はさまざまな仕事を抱えており、申請書類が積み上がってしまうこともあります。紙が増えていくことで、必要な書類がどこかに紛れ込んでしまう、紛失のリスクも増えます。今すぐ承認しなくてはならない場合でも、まずは承認対象の書類を見つけ出すところから作業が始まるため、業務効率も悪くなってしまいます。

保管にコストがかかる

いざ処理が完了したとしても、多くの書類については一定期間保管することが一般的です。例えば決裁申請であれば、あとから申請する人が参考にするために参照することがあるかもしれません。クライアントとの取り決めを記載した書面であれば、エビデンスとして一定期間保管しておくことがルールづけられているでしょう。

そういった場合、紙で保管していると、その保管場所を確保したり、整理方法を確立してその通りに運用したりといった手間が生じます。整理がされていないと、保管場所がいっぱいになった場合、どこから処分したらいいのか判断に困ることもあります。

ワークフローシステム導入のメリット

業務内容を整理して、ワークフローを見直すだけでも業務効率は上がりますが、それを紙で運用する場合には考慮すべき点も多いようです。紙以外の実現方法としては、電子文書でやりとりをする「ワークフローシステム」があります。このワークフローシステムを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。

業務プロセスを見える化できる

紙媒体の場合は、上長が書面を確認してくれたかどうか把握するのは難しくなります。ワークフローシステムであれば、各業務の進捗がひと目で分かるため、誰まで承認してもらえたか、誰にひと言声をかけておくとスムーズに進みそうか、把握することができるのです。

誰がどのような作業を行なっているかもあわせて分かることで、コンプライアンス強化につながるというメリットもあります。

意思決定が素早くできる

PC上で手軽に申請や承認を行うことができ、その次の承認者へはシステムが自動で判別して書面を回してくれるため、受け渡しに時間を割かれることがありません。またPCから処理可能であるため、外回りや出張などで職場にいられない場合でも、承認を行うことができます。素早い意思決定が必要とされる場面で大いに役立ちます。

ペーパーレスになり、コストが削減できる

紙媒体を使用しなくなることで、紙代やプリンターのインク代がかからなくなります。また処理完了後の保管場所や整理方法を検討したり、実際にルール通り整理したりといった手間もかからなくなります。次に同様の文書を作成する場合に参照したり、何か問題が起きた際の証跡として参照したりする際にも、システム検索を用いてすぐに文書を見つけることができます。

働き方改革が実現できる

ワークフローシステムを導入することで業務が可視化され、時間のかかってしまう過去ドキュメントの整理や必要ドキュメントの探し出しも簡単にできるようになります。総じて、不要な事務作業にかかる時間を削減することができるため、働き方改革にもつながります。

ワークフローシステムは業務改善を助けてくれる

ワークフローシステムを導入することで、現在ある業務が可視化されるだけでなく、意思決定が早くなったり、働く場所の制限が外れたりといったメリットも享受できることが分かりました。意識面だけでなく、こういったハード面での変革も取り入れながら、働き方改革を進めていきましょう。

参考:

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