WinActor導入前に知っておきたい基本的な使い方

RPAツールにはさまざまなものがありますが、代表的なものの1つがWinActor(ウィンアクター)です。WinActorを導入していても、うまく使いこなせないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。今回は、WinActorの概要や基本的な使い方、つまずきやすいポイントなどについて解説します。

WinActorでできること

RPAツールのひとつであるWinActorは、パソコン内で行える業務のなかで明確にルール化できるものであれば対応でき、業務効率化に貢献することができます。以下のような業務が代表的なものです。

  • データ入力
  • データの転記作業
  • 経費精算の処理
  • 請求書の作成

もちろん、上記以外にもRPAツールの活用事例は多くあります。アプリケーションが異なっていてもWinActorはパソコン上の作業を記憶するため、パソコン内で完結する仕事であれば対応可能です。

これまで個別開発が必要であった自動化のツールも、WinActorをはじめとしたRPAツールであればプログラミングスキルがない実務部門も容易に導入できます。

WinActorの使い方

WinActorの基本的な使い方を簡単にご紹介します。

シナリオの作成

WinActorを活用するためには仕事を覚えさせるために「シナリオ」というものを作成します。基本的にはWinActorがインストールされているパソコンで、自動記録を開始と同時にいつも通りの作業を行います。このとき、WinActorは作業を行っている様子を録画し、その作業内容に沿ってシナリオを作成していきます。

シナリオの編集

同じ作業であっても、さまざまな条件によって微妙に作業内容が異なることがあります。例えば、メーカーや特定の型番ごとに価格が記載されたファイルやシートを選択しなければならない場合などが該当します。このような複雑な条件分岐があってもWinActorのシナリオは個別の編集が可能となっています。

編集といってもプログラミングのようにコマンドを打つ必要はなく、フローチャートのように組み立てるだけで実行でき、操作もドラッグアンドドロップが中心であるため理解しやすいです。

シナリオの実行

シナリオが完成したら、WinActorで実行させて不具合がないかを確認してみましょう。さまざまな条件のデータで試してみて、不具合が起こったら都度原因を調べて編集を繰り返していくことで精度が上がってきます。

WinActorの導入でつまずきやすいポイント

WinActorを導入したものの、使い方や活用方法が見出せずに「使えない」と判断してしまうケースがあります。このような判断をする要因にはさまざまなものがありますが、必ずしもWinActorそのものの仕様に原因があるとは言い切れないものも少なくありません。WinActor導入の失敗事例と、それに対する有効な対策方法をいくつか見ていきましょう。

業務の棚卸しが不十分

プログラミングが不要で業務の自動化が可能であると聞くと、多くの企業や部署ではすぐにでも導入したいと考えるものです。しかし、一つの業務のなかでも定型化が簡単な業務もあれば、属人化されていて柔軟な判断を求められる業務もあります。

イレギュラーな判断が求められる事柄が頻発する業務の場合、当然のことながらWinActorに業務を代行させることも難しくなるため、どこからどこまでの業務を切り離して考えるかが重要になります。

操作記録モードだけで実行すると機能が不十分なこともある

WinActorには操作記録モードがあり、プログラミングスキルがない場合であっても手軽にロボットを作成することができます。しかし、この操作記録モードだけで業務を自動化しようとすると、極めて単純なデータ入力などの作業しか対応できないケースが多いです。

シナリオ作成のすべてを自力で行うのが困難

操作記録モードで対応できない業務の場合、個別に「シナリオ」とよばれる作業パターンを作成する必要があります。本格的なプログラミングスキルとまではいかないまでも、シナリオを作成するにはプログラミングを組み立てるための考え方が要求されます。普段から何気なく行っている業務であっても、明確にフロー化しなければシナリオを作ることはできません。

これを自社内ですべて対応しようとすると大変な労力が必要とされるため、必要に応じて「ライブラリ」を活用しながらシナリオを作成するのがよいでしょう。

操作記録モードとライブラリだけで対応できないケースもある

操作記録モードとライブラリでの補完でシナリオを作成できるケースは多いですが、それだけではうまく動作しないこともあります。ライブラリをベースにコマンドプロンプトから内容を変更したり、カスタマイズを加えたりする必要も出てくるでしょう。

起こっている不具合がコマンドのカスタマイズによって対応できるものなのかどうかを判断するには、専門業者に依頼しなければなりません。

WinActorを導入する段階において、どのような業務を自動化したいのかが曖昧なままになっていると、このような事態に陥ってしまうケースも多いため注意が必要です。

WinActorの使い方に困ったら

WinActorを利用するなかで使い方に困った場合、どのような方法で解決すればよいのでしょうか。今回は4つの方法をご紹介します。

WinActorの認定研修を受講してみる

WinActorの販売を手がけている代理店のなかには、WinActorを実践的に操作できるようにするための研修を開催しているところもあります。これは、販売元であるNTTアドバンステクノロジ株式会社(NTT-AT)が認定している研修であり、一定の基準を満たす研修コンテンツが提供されています。

WinActor認定研修に参加するには、各代理店のホームページから開催日程を確認し希望のスケジュールに申込みます。基礎編、中級編、応用編とレベルに応じた内容を選択でき、研修内容によっても受講料が異なります。

サンプルシナリオから機能を探してみる

WinActorの使い方でもっともつまずきやすいのが、シナリオの編集の仕方です。そもそもフローチャートの書き方や読み方がよく分からないという人も多いですが、基本的な操作のパターンであればサンプルシナリオを参考にしてみることで理解しやすくなります。

WinActorのホームページにはExcel操作やブラウザ操作などといったコンテンツごとにサンプルシナリオが多数掲載されており、無料でダウンロード可能です。ダウンロードしたシナリオファイルを取り込み、簡単な編集だけで応用することもできるため参考にしてみましょう。

プチライブラリ一覧から機能を探してみる

シナリオファイルよりもさらに細かな作業を追加・編集したい場合は、プチライブラリを参考にするのがおすすめです。こちらもサンプルシナリオと同様にWinActorのホームページに掲載されており、無料でダウンロードが可能です。

プチライブラリの一例としては、Excelにコメントを挿入する、Outlookで指定したメールを移動する、WordファイルをPDF形式で保存するなど、細かな作業に対応したものが揃っています。

FAQで質問を探してみる

サンプルシナリオやプチライブラリなどを探しても解決できない場合は、FAQに解決策が掲載されていないかどうか確認してみましょう。WinActorのホームページはもちろんですが、代理店のホームページ等でもFAQを提供しているところもあるため、複数のホームページから情報を探してみることが重要です。

WinActorの正しい使い方をマスターするために

WinActorは特別なプログラミングスキルも必要なく、通常の業務を実行するだけでシナリオを自動的に作成してくれる便利なツールです。仕事の精度を向上するためにはシナリオの編集や試行を繰り返す必要があるものの、シナリオ作成の仕組みをマスターすると他のさまざまな業務への応用もイメージしやすくなります。

まずは今回ご紹介した内容を参考にしながら、自動化させたい業務を明確化し、サンプルシナリオやプチライブラリなどのツールを組み合わせてカスタマイズしてみてはいかがでしょうか。

 

参考:

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