生産性向上、業務効率化に不可欠な業務可視化を実現するツール比較

生産性向上、業務効率化に不可欠な業務可視化を実現するツール比較

1995年には約8,700万人いた日本の労働力人口(15~64歳)は、少子高齢化により減少を続け、2060年には4,418万人にまで縮小すると予測されています。そうしたなかで、企業がこれまでのように成長していくためのポイントのひとつは「業務効率化」です。業務を効率化させるには、まず現状の業務でどこに無駄があるのかを知らなくてはなりません。今回は、業務効率化をスムーズに進めるために必要不可欠である業務可視化ツールを紹介するとともに、業務効率化実現の方法を考察します。

現状の業務を可視化することの重要性

業務を可視化させることの意味は大きく分けてふたつあります。ひとつは、従業員一人ひとりが現在、どういった業務を行っているのかを明確にすること。もうひとつは、従業員が行っている業務プロセスを明確にすることです。この2点を実現することによって、主に次のようなメリットがもたらされます。

  • 個人や企業全体の業務プロセスが明確になる

従業員一人ひとりの業務遂行状況を可視化することで、どの業務に一番時間がかかっているのかが明確になります。これにより、時間のかかる業務は複数人で分担する、もしくはシステムにより自動化するといった判断がしやすくなります。また、担当者レベルだけではなく、企業全体の業務プロセスも明確になるため、よりマクロな視点からの業務改善がしやすくなることも大きなメリットです。

  • 属人性を排除できるようになる

業務プロセスを明確にすることにより、これまでは特定の担当者が行っていた業務をほかの従業員が行えるようになり、属人性が排除されます。その結果、担当者不在という理由で業務が滞ることがなくなります。

  • 他部門、他部署の業務手順も把握できる

これまであまり関わりのなかった部門、部署同士の業務が、実は部分的に関連しているとわかることもあります。これにより、それぞれの部門・部署が連携し、今まで以上にスムーズに業務を進めていくことが可能になります。

おすすめの業務可視化ツール6選

業務を可視化させることの重要性を見たところで、実際に業務効率化を行ううえでおすすめのツールを紹介します。

MITERAS

MITERASの主な機能はふたつです。まず、従業員が申告する労働時間とPCの利用状況を照合し、かい離がないかを見ることで、サービス残業や無申告の休日出勤がないかを把握できます(労働時間の乖離把握機能)。次に、PCのログから利用状況を自動取得することで、オフィス内だけではなく、テレワークやサテライトオフィスなど離れて働く従業員の労務内容まで把握できます(仕事実態の可視化機能)。

このふたつの機能により従業員一人ひとりの業務を可視化し、労働時間の削減を意識させるとともに、テレワークやサテライトオフィスといった柔軟な働き方の実現も可能です。

QPR ProcessDesigner

QRP ProcessDesignerは、業務プロセスの可視化、共有に特化したツールです。簡単な操作で業務プロセスを作成し、Webブラウザから部署単位、企業単位で可視化することにより、業務効率化を促進します。また、作成された業務プロセスには、誰でもコメントやアクションプランなどの情報を付加することができ、PDCAサイクルを強力にサポート。さらに作業時間やコストを登録し、シミュレーションを行うことで、多角的に業務プロセスの分析を行うこともできます。

BPR+

直感的な操作により業務フロー作図を効率的に行えるツールです。処理の詳細、使用システム、業務のポイント、例外処理の対応手順など、通常のフローでは表すことが難しいさまざまな業務関連情報をフローチャート上の各図形に埋め込めます。これにより、視覚的なわかりやすさと業務の詳細情報の可視化を両立。業務における課題発見がしやすくなり、修正も迅速に行うことが可能です。

MeeCap

MeeCapは主に以下の4つの機能を備えています。

  • 従業員一人ひとりの業務状況を業務単位で分析する「ダッシュボード」
  • 月、四半期、半期の業務実態を把握できる「自動分析レポート」
  • 業務プロセスをフロー図で自動的に可視化し、分析するための「HappyPath」
  • 業務操作のすべてを時系列データとして閲覧、分析できる「行動ログ」

こうした機能を活用して、従業員の業務内容と業務プロセス双方の可視化と分析が可能です。これにより、生産性の向上と、従業員の行動管理が効率的に行えます。

IBM Blueworks Live

業務プロセスの可視化をクラウド環境上で行えるツールです。可視化された業務プロセスの文書化や分析、チーム間でのコラボレーションも容易に行えます。クラウドベースでの作業となるため、全国に支店を持つ企業でもリアルタイムで情報を共有しながら、業務プロセスを確認、修正することが可能です。

D-Analyzer

従業員がPCで行った業務を自動で収集し、そのログから自動で業務プロセスのフローを抽出するツールです。このツールは、RPA導入の前後での効果測定をすることも可能なため、RPA導入を検討している際にどの業務への導入が効果的か調べることにも効果を発揮します。

可視化された業務を効率化していく方法は?

従業員一人ひとりの業務内容やプロセスを可視化し、現状の問題点を発見したら次にやるべきことは、その問題点の解決です。問題点を発見するだけではなく、それをどう解決するかが重要なポイントとなります。

そこでおすすめしたいのが、業務の可視化から、見つかった問題点の解決にもつながるRPAツールやコンサルティングまでを一気通貫で提供しているRPA導入支援サービス「RoboRoid」シリーズです。業務可視化に関しては「RoboRoid-HIT.s」というサービスがあり、主な特徴は次のとおりです。

  • 従業員一人ひとりの業務プロセスを記録し、業務全体のフローとボリュームを視覚的に表示

視覚的にわかりやすい作業記号が多数用意されているため、これを使って現在行っている業務プロセスを上から下へ流れるように表すストレートチャートが作成可能です。また、業務プロセスごとに作業量を記録することで、1件あたりの処理時間と年間作業量を算出します。

チャート作成により、同じ作業でも各人が個別に進めていた業務プロセスが明らかになる結果、どれがもっとも効率的な業務プロセスかを判断でき、業務効率化が進むのです。

  • 業務のどの部分にRPAを導入すべきかがすぐにわかる改善提案書を作成

可視化された現状の業務プロセスをもとに改善後のストレートチャートが完成すると、改善提案書が作成されます。この改善提案書により、RPAを導入した場合、どれだけの時間が削減されるのか、その効果がひと目でわかるようになります。

RPAは、ホワイトカラーの業務効率化を実現するツールです。しかし、業務のどの部分でRPAを活用するかが明確でなければ、十分に活用できません。その点、RoboRoidが作成する改善提案書をもとにすれば、RPAを活用する業務が明確になり、導入後の効果が期待できるだけではなく、無駄な開発コストの抑制にも貢献できます。

  • 業務のどの部分をRPA化したかが可視化され、管理がしやすくなる

作成したストレートチャートの中で、RPA化した業務、もしくはRPA化を検討している業務に特定のキーワード(RPA、robotなど)を入れておくことで、検索すればすぐにわかるようになります。これにより、RPAの管理がしやすくなり、RPA開発工数の削減につながります。また、適切な管理ができず業務効率化を阻害する、いわゆる野良ロボット対策になることもポイントです。

業務可視化が実現する業務効率化

今回紹介したツールは、どれも現在の業務を可視化させることに大きく役立つものです。しかし、ここで止まってしまっては、業務効率化、ひいては生産性向上を実現させることはできません。重要なことは、可視化されたことで判明した課題をどう解決していくかです。特に、事務作業のなかで自動化すればよいところがわかれば事務効率が上がり、創造的な業務に集中する時間を増やせます。生産性向上にも大きく寄与するでしょう。

本記事で紹介したRPA導入支援サービス「RoboRoid」は、ホワイトカラーの業務効率化に貢献するツールとして、大きな効果を発揮するものです。業務可視化ツールを導入する場合は、その先の業務効率化までをセットで考えることが重要といえるでしょう。 

参考

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