RPA導入による業務効率化と注意すべきポイント

急速に少子高齢化が進む日本において、将来的な生産年齢人口の減少は避けて通ることはできません。そのなかでも、企業が存続していくためには今以上に業務効率化を図ることが急務となっています。業務効率化の手段はさまざまですが、そのなかでも定型的な業務を自動化することで業務効率化を実現するRPAは多くの企業で導入が進んでいます。そこで今回は、このRPAが果たす役割や自社でRPAを導入するうえで必要なこと、注意点などをご説明します。

RPAが実現する業務効率化

今、企業で導入が進んでいるRPA。これはロボティック・プロセス・オートメーション(Robotic Process Automation)の略で、冒頭でも触れたように定型的な業務を機械学習、人工知能などを用い自動化するものです。これまで業務の自動化といえば、生産工程における自動化、高度化といったいわゆるブルーカラーの業務を対象にしたものがほとんどでした。しかしRPA最大の特徴は、ホワイトカラーのデスクワークを自動化することによる生産性、品質向上を実現する点にあります。

例えばデータ登録やWeb上でのデータ収集、または複数のアプリケーションを連携し、会議で使用する資料の作成、請求書発行といった業務がRPAによって自動化されます。

RPAを導入することで得られる最大のメリットは、ホワイトカラーの定型・反復作業を自動化することによってルーチンワークから解放されることです。これにより本来の生産的な業務に時間を割くことが可能になり、結果的に業務効率化や売上の最大化を実現します。また、業務効率化が進むことは、経費節減や労働人口減少対策としても大きな効果を発揮します。

RPAを必要としない場合

ホワイトカラーの業務効率化を実現するRPAですが、必ずしもすべての企業に必要なわけではありません。例えばエクセルのマクロやVBAなどを使ったシステムをつくるスキルがあり、それだけでも業務効率化が十分になされている場合などがそれにあたります。業務内容や部署により、専門性の高いスキルを要する業務が中心で自動化できるような業務が少ないといった場合も、RPAがあっても生産性の向上や業務効率化を実感することはできないでしょう。

また、社内でIT化を進めることができる人がいる場合や、すでにほかの方法で業務効率化、生産性の向上がなされている場合も、PRAの必要性はあまりありません。

RPAは使い方によってホワイトカラー業務の大幅な効率化を実現するものの、当然ながら魔法の杖ではないため、どういった状況においても導入すればそれだけで今以上の業務効率化、生産性向上がなされるわけではありません。まずは現状の体制、従業員の持つスキルを確認し、必要かそうでないかの判断をすることが重要です。

RPA導入に際しての注意点

闇雲にRPAを導入するのではなく、自社の状況を把握し、本当にRPAを導入することが業務効率化や生産性向上につながるのかを検討することが重要であることがおわかりいただけたのではないでしょうか。そして、実際にRPA導入を検討していくなかで、いくつか気をつけなければならない点があります。具体的には次の通りです。

  • 対象業務を決めない

株式会社富士通マーケティングがおこなった「RPA導入に関するアンケート調査結果にみる国内企業の導入状況」を見ると、「RPAの導入を阻害している要因」「RPAを導入したものの使用を止めてしまった理由」という設問に対し、「対象業務が決まらない・決まらなかった」という回答が両方で上位に挙げられています。

RPAはまだ普及が進んでいないこともあるうえ、ホワイトカラー向けというこれまでの業務効率化ツールとは異なる性質を持っています。そのため実際に導入するとしても、どの業務で使用することが最適であるのかがわからないといったケースが少なくありません。そしてとりあえず導入したものの、結局はどの業務で使っていいのかがわからずに使わなくなってしまうといったことから、導入前、導入後どちらの設問でも上位に挙げられているようです。

  • ツールの選定ができない

これも「RPAの導入を阻害している要因」「RPAを導入したものの使用を止めてしまった理由」という両方の設問の回答として上位に挙げられています。ほかの業務効率化ツールに比べ、日本語で使える製品自体がそれほど多くないことがツールを選定できない大きな理由の1つといえるでしょう。また数少ない製品のなかから自社の課題にあった製品を選定することも難しく、結果として検討はするものの、導入には至らないといったケースが多いようです。

  • RPAの必要性が理解されなかった

導入前の段階ではそれほど多くないものの、導入後での回答では多くの企業がこれを上位に挙げています。前述したようにまだ日本ではRPAの普及が進んでいないこともあるうえ、これまでにないツールであることが要因です。導入はしたものの、現場では必要ないのではといった意見が出てしまい、結局は使われないままといったケースが考えられます。

これ以外には導入後に短期での成果を求めてしまい、なかなか成果が出ないことで使用を止めてしまうといったケースもあります。RPAは、基本的にはすぐに成果が出るケースはそれほど多くありません。PDCAを回しながら中長期の視点で見ていく必要があります。コストをかけて導入したにもかかわらず、すぐに成果が出ないことで上層部からクレームが起こり、効果が出る前に使用を止めてしまうということもあるでしょう。

RPAをスムーズに導入し効果をあげるためには?

内閣府が発表している平成30年版高齢社会白書によると、2017年10月1日現在、15~64歳の人口は7,596万人となっています。しかし、これが3年後の2020年には7,406万人、2030年には6,875万人まで減少していくと予測されています。こうした少子高齢化社会のうえ、多くの市場が成熟している日本においては、企業として急激に成長していくことは非常に困難だといえるでしょう。そうしたなか、現状ではRPAを必要としないスキルを持った従業員がいる、RPAを必要としない体制であるとしても、その状況が続くとは限りません。今後はどの産業、どの企業であっても業務効率化を進めながら生産性向上を進めていかないと生き残っていくことは難しいといえます。

そうしたこともあってホワイトカラーの業務効率化を目的としてRPAを導入、もしくは検討する企業が増えています。しかし海外に比べればまだまだ普及が進んでいないこともあり、導入の仕方がわからない、導入はしたものの効果的に使えていないといったケースも少なくありません。

そもそも自社に合ったツールを選定できない、導入したとしても目的を明確化できない、必要性が理解されないという状況では業務効率化を目的として導入したツールがかえって業務を煩雑化させてしまう可能性もあります。そのような場合は、RPAに詳しいベンダーや企業にまずは相談してみてはいかがでしょうか。

参考

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