RPA導入のハードルは何か?導入を失敗しないためのポイントも解説

RPA導入のハードルは何か?導入を失敗しないためのポイントも解説

業務効率化に向けてRPAの導入を検討している企業も多いですが、導入にあたってはさまざまな課題やハードルがあることも事実です。なかでも「RPAに適した業務の切り分け」と「RPAを運用できる人材」に関する課題は典型的な例として挙げられます。

そこで今回の記事では、これらの課題を解決するためにはどのような方法があるのかを詳しく解説します。また、人材育成にあたって役立つ外部コンサルティングサービスのメリットや活用方法についても紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

RPA導入における主な課題・ハードル

RPAを導入したいと考えているものの、さまざまな懸念事項があり導入に結びつかないケースも少なくありません。企業にとって具体的にどのような課題・ハードルがあるのか、2つのポイントをもとに紹介します。

RPAに適した業務が分からない

そもそもRPAとはどのようなものなのか、従来のシステムやツールとの違いを理解できていない企業も少なくありません。

例えば、RPAのことを「Excelで利用できるマクロのようなもの」と捉えてしまうケースもあるでしょう。しかし、実際にはRPAはアプリケーションを超えて広い範囲での自動化を実現でき、マクロよりも自由度の高い特徴があるため両者は明確に異なる仕組みのものです。

RPAの特性を正しく理解できていないと、せっかく導入してもRPAのメリットを活かしきることができません。RPAの効果を最大限活かすためには、どのような業務に向いているのかを把握しておく必要があります。

RPAを適切に運用できる人材がいない

RPAはシステムを導入したからといって、それがゴールではありません。同じような業務でも、企業によってさまざまな業務フローやプロセスが存在するため、自社の業務にRPAを最適化させるロボット開発が不可欠です。

しかし、ロボットの社内開発を行うためには、システム開発についての専門的な知識がなければ実現できません。対象業務を拡大すればするほど開発するロボットの数は増え、必要に応じて運用を見直し、ロボットの改良を重ねなければならないのです。

すべての企業にRPAの運用経験やロボット開発の知見を有した社員が在籍しているとは限らず、適切に運用できる人材がいなければRPAの十分な活用がなされないまま放置されてしまい、コストが無駄になる可能性もあるでしょう。

RPA導入の失敗パターン

上記で挙げた課題やハードルをクリアしないままRPAを導入した場合、どのような影響が考えられるのでしょうか。それぞれの課題に応じた失敗パターンを紹介します。

RPAが使われなくなる

もっとも多い失敗パターンが、徐々に使われなくなってしまうことです。このような失敗例は、RPAに適した業務が分からない場合に起こりやすい傾向があります。

RPAに適さない業務を割り当ててしまうと、手作業と比較して工数はほとんど変わらないことも少なくありません。また、RPAを活用する社員にとってはRPAの操作方法を覚えるのが面倒に感じてしまい、「これまで通り手作業で進めたほうが早い」と考え、やがて使われなくなったりすることも。

さらに、数ヶ月または半年に1回程度など、頻度が少ない業務では、そもそもRPAで対応可能な業務であることすらも忘れられる可能性もあるでしょう。

このようにRPAの利用頻度が低下してしまうと、経営幹部のなかにはコストの無駄だと考え、手作業に戻すことを選択するケースも考えられます。

メンテナンスができず野良ロボット化する

RPAを導入した当初は多くの社員が活用していたものの、メンテナンスが行われることなく放置されていると、野良ロボット(管理者不在のロボット)と化してしまいます。このような失敗例は、RPAを運用できる人材がいない場合に起こりやすい傾向があります。

業務フローや業務プロセスは常に同じとは限らず、法改正や社内ルールの改定などによって運用が変わるケースもあるでしょう。また、ロボットにエラーやバグがあれば改善も必要です。RPAは導入当初の仕様のまま使い続けられるものではありません。定期的なメンテナンスや改善を行わないと使いづらいツールとなり、導入効果は薄れてしまいます。

RPA導入における課題を解決するためのポイント

では、ここまで紹介してきたRPA導入における課題をクリアし、失敗パターンに陥らないようにするためにはどのような点に注意すべきなのでしょうか。3つのポイントに分けて解説します。

業務の可視化・マニュアル化

RPAによって業務を自動化・効率化させるためには、はじめに業務の棚卸しを行う必要があります。マニュアル化ができている業務ばかりとは限らず、細かな業務が属人化し特定の担当者でなければできないものも存在するはずです。

業務を可視化する際には、誰が見ても手順が分かるように、一から細かくマニュアルとして作成する必要があります。業務の棚卸しを行うことで、現在社内ではどのような業務が行われているのかを一覧として把握でき、ムダや非効率化している業務を見直す機会にもつながるでしょう。

このように業務内容や業務量を正しく把握することは、RPAの導入効果をシミュレーションするうえでの大前提となります。

定型業務と非定型業務の切り分け

業務の棚卸しを行うことで、定型業務と非定型業務の2つに分類できます。

定型業務とは、業務手順や方法が明確にルール化されており、決まったルーティンで実行できるもの。非定型業務とは、状況に応じて個別の判断が求められ、知見や経験が求められる業務です。

非定型業務は属人的な判断や個人の経験などが求められるため、RPAを活用した業務の自動化には不向きとされています。RPAの効果を最大化するためには、日常的に発生している膨大な量の定型業務を切り分け、自動化させる方法を考える必要があります。

ただし、現時点では非定型業務として運用しているものであっても、一定のルールを設けることで定型業務として運用できるものもあるでしょう。

RPAを活用できる人材の育成

RPAを導入する際の社内開発、および導入後にロボットを改良する場合には、技術的なスキルを備えた人材の育成が不可欠といえます。社内人材は、自社の運用に適したロボットがどのようなものかを細かい部分まで理解できていることが前提であり、これにより、外部へロボット開発を委託するよりも満足度の高いものとなるでしょう。

また、開発コストの削減や開発に要する時間も削減できるほか、適正なメンテナンスによってRPAの野良ロボット化を防ぐことにもつながります。

外部コンサルティングサービスの活用も検討してみよう

RPAの導入にあたって、スキルや経験を持った人材がいないことは多くの企業が抱えている共通の課題でもあります。自社で人材育成をしたくても、そもそも社内で人材を教育できる体制や知見がないため断念してしまう企業も少なくありません。

そこでおすすめしたいのが、外部のコンサルティングサービスを活用することです。例えば、ワークスアイディが提供している「RPA導入支援サービス」では、専門的な見地からロボット開発のサポートやアドバイスを提供することはもちろんですが、研修などを通じて人材開発の支援も行っています。

短期的に見ればRPAの導入を外部の企業へ丸ごと委託するほうが効率的といえますが、長期的に考えると導入支援を受けながら社内でRPAに関する知見を蓄積し、専門的な人材も育成していくほうがメリットは大きいといえるでしょう。


参考:

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