業務効率化におすすめのITツールと活用事例

働き方改革の実現に向けて多くの企業が取り組んでいる業務効率化。言葉にするのは簡単ですが、これを実行して成果を出すためには働く人の意識改革や環境を変えることが必要です。しかし、どれほど優秀な人間であっても、意識や気持ちの問題で解決できることは限られています。現実的な対策方法として注目を集めているのが、業務効率化を実現するためのさまざまなITツールです。そこで今回は、業務効率化に役立つおすすめのITツールを紹介するとともに、それらが実際にどのような場面で活躍するのかを実例として挙げていきます。

RPA

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)はパソコンにインストールして利用するソフトウェア型のロボットです。異なるアプリケーションであっても横断的に処理が可能で、オフィス系ソフトはもちろん、インターネットブラウザやメールソフト、社内の基幹システムのアプリケーションなども自動化が可能になります。

RPAの活用事例としては以下のような業務が代表的です。

  • 請求書の作成
  • 経費精算処理
  • 営業の実績報告の作成

上記のように、パソコン内で完結する業務であればRPAでの代替が可能です。RPAは個別開発のソフトウェアとは異なり、プログラミングに関する知識がなくても導入可能なため実務部門が主導となって容易に導入できます。多くの企業で業務効率化に向けて注目されています。

OCR

OCR(光学的文字認識)とは紙に印刷された文字や手書きの文字をコンピュータ上にデータとして取り込むためのツールです。通常、スキャナで書類を読み取ると画像ファイルとして認識されますが、OCRを活用することで紙に書かれた文字を読み取って、文字データとして書き起こしてくれるため大幅な業務効率化に貢献してくれます。

ただし、いくら高性能なOCRであったとしても、必ずしも100%の精度ではありません。最終的には人間の目によるチェックが必要であることを前提に導入する必要があります。

OCRには以下のような活用事例があります。

  • 手書き申込書をデータとして保存する
  • ホワイトボードに書かれた会議の議事録をデータとして保存する
  • FAXで送られてきた注文書や請求書を読み取る

OCRの最大のメリットは、テキストデータに起こすことによって検索が容易になるという点にあります。例えば、過去の膨大な申込書の中から特定の顧客データを探すとき、書類の状態だと一枚一枚確認しなければなりません。しかし、OCRによってデータ化されていれば特定ワードから検索することができ、大幅な業務効率化が実現できます。さらに、RPAとOCRを組み合わせると、本来はRPAで実行できなかった紙ベースでの仕事も代替することが可能になり、大幅な業務軽減につなげることもできるでしょう。

ちなみに、OCRの課題である文字認識の精度は、AIの技術を活用することによって高い精度を実現できます。AIを活用したOCRは「AI-OCR」ともよばれており、文字枠がないフリーピッチで書かれた文章や漢字・カタカナ・アルファベットなどが混在した文章であっても、高い精度で読み取りが可能となっています。

株式会社NTTデータが提供しているAI-OCRのソリューション「DX Suite」は、同社が提供するRPA「WinActor」との連携も可能で、業務基幹システムへワンストップでデータ投入を自動化できます。

チャットツール

SlackやChatworkなど、ビジネス用チャットツールはメールでのやり取りに比べて効率的なコミュニケーションを可能にします。宛先ごとではなく、プロジェクトごとにグループを作成できるため、メールのように都度複数の宛先を指定する必要がありません。また、プロジェクトごとに過去のやり取りの内容や資料の閲覧も容易に出来るため、メールボックスから情報を拾い上げる手間が軽減されます。チャットツールは以下のようなケースに最適です。

  • 1人のスタッフが複数のプロジェクトを横断的に担当している
  • プロジェクトへ関わる人員の入れ替わりが激しい
  • 新人スタッフが入ってきたときに過去のメールのやり取りを転送するのが面倒
  • 1日に何通ものメールのやり取りが発生し、メールボックス内での整理が大変

チャットツールはメールとは異なり、堅苦しい挨拶文や署名などを省くことができるのも大きなメリットといえるでしょう。社内のコミュニケーションにおいては、内容だけを簡潔に伝えられればよいというケースも多いもの。また、最近ではスマートフォンのチャットアプリの台頭により、メールよりもチャットのほうが慣れている人も増えてきているため、ニーズにマッチしていることも確かです。

プライベート用のチャットアプリをビジネスに利用しようと考える人も少なくありませんが、個人向けに提供されているチャットアプリはセキュリティ面での不安も多く、情報漏えいのリスクも高まります。ビジネスに利用するのであれば、ビジネス向けとして提供されているチャットツールを導入するのがベストといえます。

ここ数年で、働き方改革実現に向けて在宅勤務制度を拡充する動きも起きていますが、在宅ワーカー向けのコミュニケーションツールとしてもチャットツールの導入は必須です。

オンラインストレージ

Googleドライブをはじめとしたオンラインストレージは、パソコン内にデータを保存する必要がありません。さらに、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットでも閲覧が可能で、デバイスを選びません。オンラインストレージ上にあるデータをRPAで処理させることも可能であるため、データをオンラインストレージにアップして仕事を完了させるということも実現できるでしょう。

オンラインストレージは以下のような活用事例があります。

  • 在宅勤務時のデータ格納先
  • 出張先でのデータの閲覧
  • 複数の拠点における手軽なデータ共有
  • バックアップの業務効率化

オンラインストレージはデバイス内にデータを格納するものではないため、在宅勤務や出張などでオフィスにいない場合であっても、手軽に社内の情報にアクセス可能です。また、複数に拠点がある場合であっても、わざわざ専用のサーバを立ち上げる必要がなくなります。

オンラインストレージの月額料金は安価で利用でき、自社でサーバを導入したり運用したりといったコストを考えるとコストパフォーマンスは非常に高いといえるでしょう。業務効率化はもちろんですが、万が一災害が起こった場合であっても、ハードウェアに依存しないデータ格納方法として大きな注目を集めています。

業務効率化に向けてツールを活用するために重要なこと

働き方改革を実現するためには業務効率化が必要不可欠です。残業時間の削減は社員の意識だけでは物理的に困難なケースも多いもの。さまざまな業務効率化ツールが登場しているなか、これらをうまく有効的に活用していくことが現実的な方法といえるでしょう。

しかし、今回紹介してきたツールを導入したからといって、確実に業務効率化が達成されるとは限りません。まずは自社の業務内容を徹底的に洗い出し、どの部分の業務に多くの時間が割かれているかを確認することです。例えば、書類整理に時間がかかっているにもかかわらず、オンラインストレージだけを導入してOCRの導入を見送っているような場合はほとんど効果が期待できないでしょう。本当に解決しなければならないポイントはどこにあるのかを見極め、実際に業務を担当しているスタッフからの意見もヒアリングしたうえで導入の判断をすることが重要なポイントです。

参考:

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