BIツールはどのようなタイミングで導入すべきか

BIツールという言葉を耳にしたことはあるでしょうか。業務を効率化してくれるツールのひとつですが、具体的にどのように使うものかを問われると、意外と説明できないものです。そこで今回は、BIツールとはどんなものか、BIツールはどのようなタイミングで導入を考えるべきなのかを見ていきます。

BIツールとは

BIツールのBIとは「Business Intelligence(ビジネス インテリジェンス)」の略です。実際にBIツールを導入、または検討している担当者の方も多いのではないでしょうか。まずはBIツールとは何か、導入するとどのようなメリットがあるのか、見ていきます。

大量のデータを分析し、意思決定を支援する

BIツールは、企業に蓄積されている大量のデータを分析し、意思決定に役立てることができるツールです。企業には日々、さまざまなデータが集まってきます。社内に散らばっているデータを集めて、BIツールを使って分析することで、予算や実績の管理や売り上げシミュレーションなどに活用することができます。

企業に蓄積されているデータ、例えばこんなもの

企業には、具体的にどのようなデータが集まるのでしょうか。本当に使えるデータが集まるのでしょうか。例えば、企業で何かセミナーを開催したとします。そのとき、参加リストを作っていたら、それは有用なデータのひとつです。セミナーのテーマに関心のある人のリストになるからです。

また、データが社内で散らばっている例としては、顧客管理が挙げられます。営業部門では営業活動の経過や結果を管理しているとします。一方でサポート部門では顧客から問い合わせのあった内容を管理しているとします。そのとき、二つの部門が独立してデータを持っていては、十分に活用することができません。ここでBIツールを活用すれば、双方の持つデータをつなぎ、共有、可視化して活用していくことができます。

BIツールが持つ4つの機能

BIツールには以下のような機能があります。

  • レポーティング

データを可視化して見せることで、ビジネス全体を俯瞰して捉えることができるようになります。

  • OLAP分析(On Line Analytical Processing)

膨大なデータに対して、多次元的な集計、分析を行い、仮説を立てて検証したり、その実行結果を確認したりすることができます。

  • データマイニング

大量のデータを与えられた際、仮説を設定することなくデータそのものから法則や関連性を発見することで、これまでにない新たな発見をすることができます。

  • シミュレーション

データを用いて将来を予測することで、意思決定のための判断材料を提供することができます。

BIツールの導入メリット

BIツールは日々の活動で蓄積されるデータを活かし、よりよい意思決定を行ううえで役立つものです。しかしすでにデータ分析部門をもっていたり、Excelなど別のツールを用いてデータ分析を行っていたりすることもあるでしょう。BIツールを導入するメリットとはどんなものでしょうか。

専門知識がなくても情報を活用できる

ひとつには、専門知識がなくても情報を活用できることが挙げられます。これまでデータ分析を人間が行うためには、その分野に長けた人やデータ分析専門の担当者など、専門性のあるスタッフが必要でした。しかしBIツールを用いることで、専門家でなくても、必要なデータを取り出して分析し、活用することができるようになりました。各担当者レベルでは見えなかった、複数部門間で散らばる情報についても、BIツールが可視化してくれるので無駄なく活用することができるようになります。

迅速な分析と意思決定ができる

またBIツールを活用することで、レポート作成を短時間で行ったり、膨大なデータの分析を素早く行ったりすることができるといったメリットがあります。最近では企業の扱うデータ量が爆発的に増えてきています。大量のデータを効率よく分析できることで、問題が発生した際にも早期に解決を目指すことができるようになります。

Excelと異なり、形式の違うデータソースを取り込める

さらにBIツールであれば複数のツールを横断して、データを取得し分析することができます。Excelの場合だと決まった分析、例えば同じ商品の売り上げ変動などを管理するには便利かもしれません。しかし、売り上げの変動と、サポート部門に届く問い合わせの関係を分析するような、複数のデータソースを統合する作業には向きません。また形式の異なるファイルからデータを抽出するということも難しいでしょう。

BIツールであれば、さまざまなデータソースを統合させることができるため、社内に散らばっている情報を横断的に利用することができます。

BIツールを導入するタイミングとハードル

BIツールを導入することで、社内に蓄積されたデータを有効活用し、役立てられることがわかりました。しかし実際にBIツールを導入する際にはハードルも存在します。どんなタイミングで導入を検討し、またどんなハードルを乗り越えなくてはならないのでしょうか。

導入の目的や必要性を企業全体で共有していることが重要

BIツールの導入に踏み切るタイミングとしてひとつの指標となるのが、企業全体で導入の必要性を共有できているかということです。ツールはそもそも、専門家でなくても利活用できるように導入するものです。そのため、IT部門やデータ分析の専門家だけが目的を理解しているのではなく、企業全体で「誰が、何のために使用するのか」という目的を共有しておくが大切です。業務の拡大などに伴って、BIツールの必要性が明確になってきた、さらに部門横断的にその目的や意図を理解した、そこで初めてBIツールを導入し活用する土壌ができあがったといえるのではないでしょうか。

支援サービスを利用する方法も

新しく導入するツールが使われるためには、利用者に便利だと思ってもらえることが必須です。そのためには業務の内容を正しく把握し、そのうえで効果が高い場所に手を打つことが必要です。しかし、初めから目的に沿った打ち手を考えられる担当者ばかりではありません。むしろ、新しいツールを導入したり、既存の業務構造を疑って再構築しようとしたりする姿勢をもった人の方が少ないかも知れません。

導入で失敗してしまっては本末転倒ですから、データ分析の専門家不在で難しさを感じている場合には、支援のサービスを利用してみることもひとつです。

初めは支援、徐々に内製化

外部に支援を求めていては、いつまでもナレッジが蓄積しないと思うかもしれません。しかし考え方を変えてみれば、初めに外部サービスで支援を受けて成果の出やすい方法を学び、その過程で社内の有識者を増やしていくという考え方もできます。はじめは支援を受け、そこから徐々に内製化していくことを目指して、初期投資として外部サービスの支援を受けてみるのが有効です。

BIツールのメリットを最大限に引き出して業務に役立てる

BIツールは大量のデータを迅速に分析したり、レポーティングしたりすることに役立つことがわかりました。一方で、むやみにBIツールを導入してしまうと、目的が明確にならないまま効果もあまり期待できません。なぜBIツールが必要なのか、職場全体でその必要性を理解しているかどうかを確認しながら導入を進めていきましょう。その際、手助けとなる支援サービスを利用し、内製化への足がかりとするのも一考です。


参考:

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