経理をアウトソーシングして業務効率化を図る

経理は非常に専門性の高い仕事であり、単体で切り分けることができるため、アウトソーシングしやすい職種といえます。実際に経理をアウトソーシングした場合、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。またアウトソーシング先を選ぶときは、どのような観点で選ぶべきなのでしょうか。

経理をアウトソーシングするメリット

経理は、バックオフィス業務(間接業務)のひとつで、直接売り上げに関わるポジションではありません。企業の経営戦略としては、競争力に直結する営業業務にリソースを割き、競争力にあまり影響しない経理のような管理部門の外注で、コストを軽減することが考えられます。では実際に経理をアウトソーシングするとどのようなメリットがあるのでしょうか。

作業ボリュームに応じて人数を調整できる

経理は、時期によって作業ボリュームが変わるものです。また会社全体の人数規模や売り上げ規模、事業形態の変化によっても大きく変わります。繁忙期にだけ必要になる従業員も常に雇うのは、コストを考えると得策ではありません。また社員として雇う場合には給与だけでなく、社内で研修を行ったり、福利厚生を施したりといった労務管理のコストもかかります。アウトソーシングすることで、必要なときに必要な分だけ発注できるので、不要なときにはコストが発生しないというメリットがあります。

センシティブな情報が社内の人の目に触れない

経理が扱う情報のなかには、センシティブな情報もあります。例えば給与や家族構成といった情報は、距離の近い同僚だからこそ知られたくないという場合もあるのではないでしょうか。またお金に関わる経理の仕事は透明性が求められるものです。社内の人間ではなくあえて第三者のチェックが入ることで、不正の抑止にもつながります。

専門性が高いため、業務効率が上がる

業務をアウトソーシングする場合、その業務の担い手はさまざまな企業から同様の業務委託を受けている、いわばその分野のプロです。経理では税法の改定や、各種申請方法の変更など、細かい専門知識が多く求められる場合があります。経理の専門知識をもった人であれば、その専門業務をスムーズに遂行することができるため、全体的な業務効率を上げることができるのです。

もちろん社内の人間については、こうした管理業務ではなく事業のコアとなる業務に専念し、その専門性を高める時間ができるようになります。

経理をアウトソーシングするデメリット

経理をアウトソーシングすることで、コストを削減できたり不正を抑止できたり、業務効率を上げられたりとさまざまなメリットがあることがわかりました。しかし一方で、デメリットも存在します。

ノウハウが蓄積されない

アウトソーシングした場合にはまず、ノウハウが社内に蓄積されないというデメリットがあります。どのような業務であっても社内システムを使用したり、社内の業務体系に合わせたりするために、少しずつ工夫が必要な箇所があるものです。社内の人間で遂行する業務であれば、手順や注意ポイントなどがナレッジとして蓄積されていきます。過去の担当者が作成したマニュアルを使用できたり、有識者に質問したりすることもできます。

しかしアウトソーシングした場合には、このようなノウハウは蓄積されません。いざというときの対応が難しくなったり、業務内容の改善が図りにくくなったりするという副次的なデメリットも考えられます。

スピード感のある対応ができなくなる

社内に経理担当者がいる場合は、基本的にその担当者はいつでも作業が可能なため、必要が生じたタイミングですぐに対応できます。しかしアウトソーシングの場合には、基本的に契約に基づいて業務を行います。よって当初の契約に含まれない作業はすぐに開始できないといったデメリットがあります。

契約に基づいてさまざまなプロセスが進行するため、作業のみならず、例えば支払いについても緊急の対応や柔軟性のある対応が難しくなることがあります。契約を取り交わしたり、情報をやりとりしたりするという新たな作業も発生します。

海外拠点に委託する場合は、情報共有や精算業務にハードルがある

委託先は日本国内に限らず、特にコストメリットを考えた場合には海外の委託先に依頼することもあります。海外拠点への委託に慣れていない場合には、情報共有に苦戦したり、経費精算の処理が遅れたりといったトラブルが発生することもあるでしょう。国をまたいだ契約になるため、より複雑な取り交わしや作業が発生します。

アウトソーシング先を選ぶときのポイント

経理のアウトソーシングには、メリットもデメリットもあることがわかりました。うまくメリットを享受しながら、同時にデメリットを減らしていくためには、賢くアウトソーシング先を選ぶことがポイントです。では、どのような観点でアウトソーシング先を選ぶべきなのでしょうか。

法人であれば、対法人の実績が豊富な委託先を選ぶ

経理は法人のみならず、個人事業主でも大きな負担となる作業です。特に、多くの人で作業を分担できる企業とは異なり、個人事業主はすべてを自分でこなさなくてはなりませんので、専門知識の求められる経理作業に関してはアウトソーシングする人が多くみられます。要するに、経理の委託先業者によっては、個人事業主向けの経験を豊富に積んでいるものの、法人向けの経験があまりない業者もあるのです。

法人では法人ならではの専門知識や作業手順が求められるので、自社の事業形態に特化した業者を選ぶことが大切です。

ITを使う場面があれば、システムに強い委託先を選ぶ

最近ではあらゆる業務とITは切り離せない関係にあります。もちろん経理もそのひとつで、規模の大小にかかわらずシステムを導入して経理作業を効率化することが一般的となっています。経理だけでなく、システムに関しても強い専門性をもつ業者に委託することで、効率の良い業務推進が可能になります。

グローバル企業であれば、国際法やルールに精通している委託先を選ぶ

グローバル企業の場合、日々の業務のなかで、関係のある複数の国の法律やルールを意識しなくてはならない場面が多々あります。国際的な会計基準に精通しているか否かは、トラブルなく経理業務を遂行するうえで必須となります。専門知識をもった委託先を選定するようにしましょう。

労働法やスケジュールなど基本的な条件を守れる委託先を選ぶ

基本的なことですが、委託先が法やルールを遵守する組織であるかも重要なポイントです。委託の場合には、受注した業務をさらに下請けに出してマージンを搾取するといった不正が行われる場合もあります。また経理作業は期限までにミスなく仕上げる必要のある作業です。労働法の基本ルールを守ることができる、納期までに品質の高い納品物を提出できる、といった基本的な条件を厳守できるかを確認しておきましょう。

自社に必要な要件を見極めて、適切な委託先にアウトソーシングしよう

現場が求める要件によって、経理をアウトソーシングすべきか否か、またどのような事業者を選ぶべきなのかを検討することが必要です。効果的にアウトソーシングを進めて、業務を効率化していきましょう。

 

参考:

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